Prozessdigitalisierung
Unternehmen stehen vor zahlreichen Herausforderungen. Prozesse mit System- und Medienbrüchen, viele Daten, die es zu interpretieren gilt und die Notwendigkeit zur Plausibilisierung sind in Unternehmen keine Seltenheit. Abhilfe kann die Prozessdigitalisierung schaffen.
Dabei geht es nicht darum, die komplette Systemlandschaft zu ersetzen. Existierende Systeme können in der Prozessdigitalisierung Schritt für Schritt sinnvoll integriert werden.
Bei der Prozessdigitalisierung werden Potenziale zur Prozessoptimierung genutzt, existierende Probleme in den Prozessen beseitigt und nicht nur Zeit und Kosten gespart, sondern auch neue Spielräume für Umsatzsteigerungen eröffnet.
Worauf kommt es bei der Prozessdigitalisierung an?
Ihr Wettbewerbsvorteil sind und bleiben Ihre individuellen Prozesse. Diese machen Sie und Ihre Arbeit als Unternehmen aus. Daher ist es bei der Digitalisierung unabdingbar, Ihre Individualität zu bewahren. Dies erzielen wir durch die Verzahnung aller Tätigkeiten, die zur Umsetzung der Digitalisierung notwendig sind.
Die Prozessanalysen im Process Consulting erfolgen dabei vor dem Hintergrund der Digitalisierung. Die unterschiedlichen Tätigkeitsbereiche spielen wie Zahnräder ineinander zusammen. Die Anforderungen an die Software werden basierend auf Prozessen erhoben. So wird zum einen sichergestellt, dass die Anforderungen die bestehenden Probleme beseitigen und die Prozesse optimieret und gleichzeitig vollständig erhoben werden.
Wie nutzt dabei der Einsatz von Individualsoftware.
Ganz einfach, keiner muss sich verbiegen! Eine Standardsoftware ist für Standardprozesse ausgelegt. Sobald es Abweichungen davon gibt, muss entweder der Prozess auf die Software angepasst oder die Standardsoftware mit Zusatzmodulen/Zusatzprogrammierungen ausgestattet werden. Dabei erzielen sie nie den Flow, den einen Individualsoftware schon beim ersten Programmieren bietet.
Individualität
Ihre Individualität zu bewahren ist die Hauptaufgabe einer Individualsoftware. Bedienerfreundlichkeit und Nutzerakzeptanz des Systems werden neben dem maßgeschneiderten Workflow insbesondere durch das anforderungsgerechte Design ermöglicht. Bei Standardsoftware haben Sie im Regelfall keine Hoheit über Workflows und Design. Vielmehr müssen Sie die unterschiedlichen Designs und Benutzerführungen der unterschiedlichen Softwareumgebungen nutzen. Ihre Mitarbeiter müssen sich in jede Software neu einarbeiten.
Fokussierung
Sie setzen nur das um, was sie im Moment brauchen. Genau auf Sie und Ihr Budget abgestimmt. Bei der Individualsoftware sind Sie sehr flexibel hinsichtlich der Umsetzung von Funktionalitäten. Sie agieren fokussiert, schlagkräftig, sind schnell in der Umsetzung und dabei noch budgetkonform.
Schnelligkeit
Sie benötigen keine langen Softwareprojekteentwicklungszeiten. Ihre Unabhängigkeit ermöglicht Ihnen höchste Flexibilität und eine schnelle Umsetzungsgarantie. Laufzeiten von 6 bis 8 Wochen für Anpassungen sind problemlos möglich.
Daher empfehlen wir folgende Vorgehensweise zur Prozessdigitalisierung
Viele fangen sofort mit der Erhebung der Anforderungen an. Die Anforderungen stellen jedoch oft nur unzusammenhängende Funktionalitäten dar und sind nicht prozessorientiert. Relevant ist jedoch ihr individueller Prozess. Der leitet Sie, nicht die Software.
Daher steht vor der Digitalisierung und Anforderungserhebung eine Prozessanalyse.
Im Rahmen der Prozessanalyse ist es möglich, sowohl den Ist-Prozess aufzunehmen als auch zeitgleich den Soll-Prozess anzudenken. So erzielen Sie schon bei der Analyse eine Prozessoptimierung, die Ihnen später viel Effizienz bringt.
Wichtig dabei ist es, zu Beginn den Prozess auszuwählen, der für die Digitalisierung relevant ist.
Meist liegt ein Geschäftsprozess-Modell vor, aus dem ein relevanter Prozess für die Digitalisierung ausgewählt werden kann. Hierbei werden Sie sich zuerst auf Prozesse konzentrieren, die für Sie einen hohen Stellenwert haben. Ein Kurzcheck „ist dieser Prozess zur Digitalisierung geeignet?“ rundet Ihre Auswahl ab. Im Grunde bietet fast jeder Prozess Potentiale zur Digitalisierung, mancher mehr, mancher weniger. Hier gilt es daher vorab die relevantesten Prozesse zu identifizieren.
Anschließend erfolgt die Prozessanalyse inkl. Optimierung. Hierbei gilt es, in den Teilprozessen zu definieren, welche Prozessteile digitalisiert werden können und dadurch für die Umsetzung sind.
Dabei soll weder die existierende Systemlandschaft auf den Kopf gestellt noch monatelang analysiert werden. Meist kann die Analyse in einem Workshop oder in Interviews mit den Experten zügig abgearbeitet werden. Auf Basis der Prozessanalyse wird ein Use Case Modell erstellt, das alle relevanten Abläufe im System abbilden kann. Hier sind z. B. systemspezifische Prozesse, wie z.B. Login/Logout zu finden.
Gemäß der Use Cases werden Anforderungen definiert, die die Umsetzung des Use Cases ermöglichen. Basis dafür sind u.a. die beteiligten Rollen, der Input/Output und ein reibungsloser Ablauf im Prozess. Auch die existierenden Systeme müssen dabei berücksichtigt werden.
Im Idealfall wird zusätzlich ein Click-Dummy erstellt, der die Benutzerführung vor der Umsetzung zeigt. Dadurch können an der Oberfläche vorab noch Anpassungen durchgeführt werden. Erst dann erfolgt die prozessorientierte Umsetzung in die Software.
Fazit: Prozessdigitalisierung ist machbar und muss Basis jeder Softwareentwicklung sein. Wir unterstützen Sie gerne dabei!
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